薬局の整理できてますか?整理すべきは物・情報・人【5S活動】
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5S活動に取り組み始めた薬剤師

うちの薬局でも5S活動が始まることになりました。

5S活動といっても5Sのうち何から始めたら良いのでしょうか?

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このような薬剤師の疑問に答えていきます。

 本記事の内容
 この記事を読むと次のことがわかります。

  • 5S活動で始めに行うべきは整理(Seiri)
  • 正しい整理の方法
自己紹介

pharma_di(ファマディー)
転職2回の大手チェーン調剤薬局の管理薬剤師。薬剤師や薬局事務の採用活動にも携わっています。

転職に失敗する薬剤師をゼロにしたいという思いで、自らの経験を基に記事を作成しています。
詳しい自己紹介

薬局で5S活動を始めることになってもどこから手を付けてよいのかわからないという薬剤師も多いでしょう。

5S活動には順番があります。

まず手を付けるべきは整理から。

整理の定義は、『必要な物と不要なものを分け、不要な物を捨てること』でしたね。

文章にするとたったこれだけですがやり始めると結構大変なものです。

どのように進めて行くべきか具体例を交えながら書いていきたいと思います。

5S活動の最初は整理から

5S活動の最初は整理から。

整理と整頓を一緒にやってしまえば効率が良いのではと思う方もいるでしょう。

整理と整頓は別と考えてください。

不要なものまで整頓するほど無駄なことは無いからです。

最初に手を付けるべきは不要な物を捨てる。

5S活動において、この段階が最も重要です。この段階を失敗すると5S活動は失敗に終わると言っても過言ではありません。

成功させるにはいくつかコツがあります。

正しい整理の進め方

5S活動の整理を成功させるコツ

  • 全員で行う
  • 必要な物と不必要なものの判断基準を明確にする
  • 期間を区切って行う
  • 物だけでなくデータの整理も行う
  • 一度実施して終わりではない

捨てる作業は全員で行う

5S活動の基本は全員参加。

誰か一人だけが頑張っても、責任者だけが頑張ってもだめ。

スタッフ全員で行わなければなりません。

スタッフ全員が5S活動をやる意味を理解し、納得しなければ結局すぐに元に戻ってしまうからです。

そのためにも、全員で実施していきましょう。

必要な物と不必要なものの判断基準を明確にする

スタッフ全員で捨てる作業を行うべきであると書きました。

そのためには、必要と不要の判断基準を明確にしておかなければなりません。

判断基準が明確になっていないとどうなるでしょうか。

捨てても良いのかわからないから、とりあえず取っておくことがあちこちで発生します。

そうなると、整理は全く進みません。

捨てる基準の例

  • 保管期限が過ぎた書類は捨てる
  • 同じものが複数ある書類は1つを残して捨てる
  • パソコン内にデータがある物は捨てる
  • 壊れて使用できなくなった備品は捨てる
  • 1年もしくは2年以上誰も使っていない備品は捨てる
  • 迷ったら捨てる

このルールに厳密に従うだけでも、薬局内から不要品が山のように出てくるはずです。

特に開局してから年数が経過している薬局は不要品が多いでしょう。

必要、不要の判断基準を作っていても判断に迷うものが必ず出てきます。

その場合には、一時保管箱を作ってあとでまとめて判断するのも良いでしょう。

基準が明確になっていればなっているほど、一時保管箱に入る量は少なくなるはずです。

一時保管箱があふれるようであればもう一度基準作りからやり直しです。

迷ったら捨てるを意識するだけでもだいぶ物は減るはずです。

物だけでなくデータの整理も行う

整理するのは物だけではありません。

パソコン内のデータも整理の対象です。

パソコンのデスクトップがアイコンで埋まっていませんか?

この書類の元データはどこにあるんだっけ?

データに適切なファイル名が付与されていれば検索で探せますが、最悪なのは作った人の名前だけのファイル。

これでは検索できません。

また、とりあえずで作ったであろう「book1」も最悪です。絶対に探せません。

PCのデータについてもファイル名のつけ方と保管場所のルールを決め、常に必要なファイルを取り出せる状態にしておくと良いでしょう。

紙に印刷して使うのであれば、ファイル名や保管場所も印刷される設定にしておけば探す必要が無くなって便利です。

期間を区切って行う

捨てる作業はある程度期間を区切って一気にやってしまうのがおすすめです。

まずは短期間で必要と不要の分別を行いましょう

そして、判断がつかない一時保管箱の中身は時間をかけて吟味すれば良いのです。

一度実施して終わりではない

整理は一度実施したら終わりではありません。

薬局では日々、書類や備品など物が増えていきます。

これを放置してしまうとすぐまた元通りに。

それを避けるためにも継続的に整理をしていきましょう。

共有スペースは3か月や半年に1回、個人のスペースは毎日もしくは週に1回などと頻度を決めておきます。

整理が定期的に実施できていれば、少なくとも元に戻ってしまうことは無いでしょう。

5S活動の整理のやり方(まとめ)

  1. 整理は全員で行う
  2. 必要か不要かの判断基準を明確にする
  3. 整理は短期間で一気に行う
  4. 目に見える物だけでなくPC内のデータも整理の対象
  5. 整理は一度実施して終了ではなく、適切な頻度で定期的に実施する
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迷ったらとりあえず保管はだめです!迷ったら捨てる!この意識を徹底しましょう。

物であふれていた薬局内がすっきりすると気分が良いだけでなく、仕事がはかどりますよ。

整理が終わったら次は整頓です。

薬局で5S活動をやるメリットついて。