薬歴に時間がかかる薬剤師
薬歴に時間がかかりすぎ！と言われてしまいました。もっと速く書くように注意されているのですがなかなか書けません。
頑張って書いていても、薬歴がたまってしまいます。だって、次から次へと患者さんが来るから忙しくて薬歴を書く時間が無いんですよ！
薬局の薬剤師の残業理由として最も多いのが薬歴の記載です。
本当なら患者さんと話をした直後に書きたいところですが、次の患者さんの鑑査や調剤がたまっていたら薬歴を書いているどころではありませんね。
混雑を気にせず薬歴を書いている薬剤師も中にはいますけど・・・。
薬歴をなるべく簡潔にわかりやすく、そして個別指導でも指摘されない薬歴を早く書きたいと思っていませんか？
薬歴をなるべく速く書いて、残業をせずに帰る方法を解説します。
本記事の内容
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全国に300店舗以上運営している大手調剤薬局チェーンの大型店舗で管理薬剤師をしています。
管理薬剤師歴は15年以上。現在は転職サイトの担当者と連絡をとりつつ、中途薬剤師の採用活動にも携わっています。
【私が薬剤師採用のために連絡を取っている≫おすすめの薬剤師転職サイト】
面接をした中途薬剤師は軽く100人を超えました。
私は過去2回転職をしていて、1回目は大失敗。ブラック薬局で過ごした数年間は地獄そのもの。
ブラック薬局に入らない方法、そこから脱却した方法を他の薬剤師にも役立ててほしいと思い、当サイト「薬剤師のための転職ブログ・ファマブロ」を始めました。
このサイト内の記事は『過去2回の転職経験』と、『現在の薬剤師採用業務の経験と知見』を基に全て私が1人で書いています。
薬歴を早く書く方法を理解し、薬歴を書く時間さえ取れれば薬歴がたまることはありません。
薬歴残業をゼロにすることも十分可能です。
薬歴がたまってしまう原因と薬歴を早く書く方法を見て行きましょう。
薬歴を速く書く6つの方法とコツ
薬歴をためずに、速く書く方法・コツを6つご紹介します。
薬歴を早く書く方法
- 薬局内で薬歴記入のルールを統一する
- 箇条書きを多用して必要なポイントに絞って簡潔に書く
- 服薬指導終了直後にすぐ薬歴を書く
- 初回患者のアンケート用紙を薬歴記入に活かせるように改良する
- レセコン（電子薬歴）の機能を最大限に活用する
- 薬歴記入について勉強する
この6つをやるだけで、あなたの薬歴記載スピードは相当アップします。
薬局内で薬歴記入のルールを統一する
多くの薬局ではSOAPで薬歴記入していると思います。
自己流で書くことなどをせず、決まった項目に決まった内容を記載しましょう。
薬局内で薬歴記入のルールを統一してください。
（1）Subjective data（主観的情報）：患者さんの話した自覚症状や訴えなど
（2）Objective data（客観的情報）：処方内容の他、血圧や検査値など
（3）Assessment（判断・評価）：（1）と（2）の内容から得られる薬剤師としての判断、意見（相互作用・副作用）など
（4）Plan（計画）：服薬指導内容など
他の薬剤師が見てもわかりやすい記載をしましょう。前回の指導内容を受けて継続的な流れになっていることも重要です。
そして次回は何を確認して欲しいかも記載しておきましょう。
次回の指導で何を確認すればよいかが明確になっていれば、別の薬剤師が当たっても指導や確認が漏れてしまうことが無くなりますし、時間を節約することもできます。
箇条書きを多用して必要なポイントに絞って簡潔に書く
記録に残す必要があることに絞って聞き、箇条書きも活用して完結に書きましょう。
薬歴に残すためにもなるべく具体的な質問をしましょう。「お変わりなかったですか？」と聞いても患者さんは何について答えればよいのかわかりません。
前回の薬で眠気が出たのか出なかったのか、だるさはあったかなかったかなど。開いた質問と、「はい」か「いいえ」で答えられる閉じた質問を両方活用していきます。
よくありがちなのが、薬や体調とは関係ない世間話を無駄にダラダラ書くこと。長すぎる記載は次回読むことになる薬剤師に迷惑です。とはいえ、世間話から思わぬ情報を得られる場合もありますので、生活背景などがわかるような情報のみに絞って記載しましょう。
患者とのやり取りをそのまま書くのではなく、箇条書きで簡潔に書くようにするだけでも時間短縮ができます。
それ以外の情報は思い切って捨てる勇気も必要です。
Pの計画や指導内容について、やったことを記録するという意味では箇条書きでも問題ありません。
服薬指導終了直後にすぐ薬歴を書く
薬歴記載は患者さんに薬をお渡しした後にその場ですぐ記入するのが理想的。そうすれば未記入の薬歴が溜まることはありません。
服薬指導終了直後に薬歴を書きあげましょう。
難しいと思うかもしれませんが、やる気になればできます。
私が勤務している薬局は薬剤師4名で100から120枚の処方箋を応需していますが、服薬指導後にすぐ薬歴を書くという方式でも業務が滞ることはありません。
もちろん待ち時間が長くなりすぎることもありません。一部の時間帯では実施できないこともありますが、8割から9割は実施できています。
以前は、他に待っている患者さんがいる時には薬歴記入は後回しという意識でした。しかし、最終鑑査は一人で行いますので、薬局の待合室にいる患者さんの数よりも薬剤師の方が多ければ、余った薬剤師は薬歴を書いていても大丈夫なのです。
ではFAXが来たらどうするのかという意見もあるでしょう。処方せんを直接持参する方に比べればFAXの方は時間的余裕があります。
薬歴記入が終わった薬剤師が鑑査に着手すれば十分間に合います。
いやいや、うちは常に大混雑だから無理という意見もあるでしょう。
その場合はすぐに鑑査をする薬剤師と、薬歴を記入してから鑑査をする薬剤師に分けて時間帯で交代するなどしてはいかがでしょうか。
一人薬剤師だからそんなことは無理という方もいるでしょう。
薬歴記入を後回しにすればするほど、指導した内容や処方変更点などを忘れてしまう可能性が高まります。その場合は一文でも入力するか、メモを残しておきましょう。
メモがあれば、何を話したかをすぐに思い出せるでしょう。
指導内容や患者背景を思い出している時間はムダです
今まで多くの薬剤師を見てきましたが、薬歴記入が遅い人に共通しているのは、「動いていない時間が多い」ということ。
薬歴に何を書こうか？何の話をしたっけ？と、考えているだけで手が止まっている時間が多いのです。後回しにすればするほど思い出す時間が必要になりますので、その場で書く（全部でなく一部だけでも）事を心がけましょう。
初回患者のアンケート用紙を薬歴記入に活かせるように改良する
薬歴に記入すべき項目はアンケートに全て記載してもらうなど様式を改良しましょう。
受診した理由や症状、薬剤師への質問も患者さんに事前に記載してもらうことで、服薬指導がスムーズに進みます。
電子薬歴の場合、入力項目の順番と初回アンケート用紙の項目の順番を合わせておくと転記スピードが上がってオススメです。
レセコン（電子薬歴）の機能を最大限に活用する
電子薬歴には薬歴をスムーズに書くためのさまざまな機能が搭載されています。
使うと便利なレセコン電子薬歴の機能
- 定型文登録
- 過去薬歴引用
- 添付文書引用
- 薬の説明書からの引用
- 音声認識入力
便利な機能がたくさんあります。一部オプションのものもありますが、使えるのに使わないのはもったいない。どんな機能があるのか一度確認しておきましょう。
薬歴を速く書く方法は他にもあります。
- 変換しづらい言葉を辞書登録しておく
- 何度も使う文書を辞書登録しておく
- 「Windowsキー」＋「V」でクリップボードの機能を呼び出して使用する（windows10）
- ブラインドタッチを練習してタイピング速度を上げる
自分専用の薬歴端末がある場合には、どんどんカスタマイズをして薬歴入力がしやすい環境を構築していきましょう。
薬歴記入について勉強する
だらだらと何を書いているのかわからない薬歴は患者さんのためにもなりませんし、次に読む薬剤師の時間を奪います。
薬歴には何をどのように書くべきか。勉強には書籍が一番です。
おすすめの書籍を紹介しておきます。
薬歴は速やかに記載することとされている
薬剤服用歴管理指導料の算定要件には、薬歴記載の期限は「速やかに」とされています。
速やかにが何日後なのかは明確には示されていません。薬歴記載の目的からすると、薬歴を書くのは当日中、もしくは翌営業日には書き上げておくべきでしょう。
少なくとも、次回の患者さんが来局された時点で書かれていないということは避けるべきです。
また、レセプト請求日までに書けばよいと思っている方もいるかもしれません。
請求の要件は満たすかもしれませんが、薬歴の本来の目的は果たされていないでしょうから、やはり当日中には記載しておくのがベストです。
後回しにすると指導内容を忘れてしまうこともあるからです。
管理薬剤師の協力が必要だが薬歴記載を早くする方法はある
今から紹介する方法は一般薬剤師だけの力では難しいことです。
上の人達に頑張ってもらうしかありません。
混雑する時間帯や曜日だけでも薬剤師を増員してもらうことや、薬歴端末を増設してもらうことが対策となるでしょう。
混雑する時間帯だけでも薬剤師を増やしてもらう
- 薬剤師が少ない・足りていない
- 患者数が多い
- 閉局直前の時間帯に患者数が多い
- 投薬数が多くて記入しなければいけない薬歴の数が多い
これらは一般薬剤師の力ではどうすることもできませんね。
管理薬剤師から開設者へ意見を述べてもらいましょう。薬局管理簿にもその旨記載します。といってもチェーンの調剤薬局であればいきなり社長というわけにも行きませんので、管理薬剤師を通じてエリアマネージャー等の上司へ相談します。
ただし、本当に薬剤師が足りなくて薬歴残業が発生している場合に限ります。
無駄なことをやっている薬剤師がいたり、仕事量に差がある場合にはそこを改善することから始める必要があります。
電子薬歴端末を新しくしてもらう・増設してもらう
- 電子薬歴が使いにくい
- 入力できる端末数が少ない
- PCの動作・反応が遅い
この場合も自分たちだけではどうにもなりません。上の人に端末を新しくしてもらったり増設してもらったりしてもらいましょう。
薬歴記載による残業が発生してしまう原因
薬局勤務の薬剤師にとって薬歴の問題は常に付きまといます。
薬剤師が多めに配置されていて、なおかつ薬歴を書く時間も充分にある場合は問題にはなりませんが、そのような薬局は稀です。
薬歴記入で残業することになってしまう原因は何でしょうか？どうして薬歴残業が発生してしまうのか、原因を突き止めておくことは大変重要です。
薬歴残業が発生する原因
- 薬剤師が少ない・足りていない
- 患者数が多い
- 閉局直前の時間帯に患者数が多い
- 投薬数が多くて記入しなければいけない薬歴の数が多い
- 電子薬歴が使いにくい、入力できる端末数が少ない・足りていない
- まとまった時間が取れない
- 何を指導したかを思い出すのに時間がかかっている
- 他にもやることが多すぎて薬歴記入がついつい後回しになってしまう
- そもそも書くのが遅い（タイピング速度）
- 何を薬歴に書くべきかが理解できていない
- 新患が多いので記入に時間がかかる
- 患者さんに対してヒアリングができていない
薬局によって状況が異なるため、原因もことなります。
あなたの薬局で薬歴残業が発生してしまう原因は何でしょうか。その原因を突き止めることができれば対策も出てくるはずです。
薬局会議などで一度話合ってみてみるのも良いでしょう。
未記入薬歴がたまりすぎてどうしても処理できなくなったら
薬歴の記入ができない場合は保険請求をしない
薬歴の記載が終わっていないのにも関わらず保険請求してしまうと、それは不正請求にあたります。薬歴未記入分を請求するのはやめましょう。
薬局の不正は内部告発または内部通報をすべき。薬剤師の名義貸しや無資格調剤、薬歴未記載、処方せんの付け替えや不正請求など、あなたが巻き込まれてしまわないためにも正しい調剤報酬の知識を付けておきましょう。不正をはたらく薬局からはすぐ転職で去るべきです。
薬局の経営的にも大打撃となりますので、薬歴未記入で請求ができないという事態が起こる前に早めに上の人に伝えて手を打ってもらいましょう。
薬歴残業の問題は一人の薬剤師だけでは全て解決することはできません。
同僚や上司の協力が必要です。
薬歴を速く書く6つの方法（まとめ）
まわりの薬剤師に協力する気持ちが無く、ダラダラ薬歴を書いて残業することを良しとしている薬局なのだとしたらずっとそこに居たくはありませんね。
ちなみに、時間外に薬歴を書く時間は残業時間に含まれます。
「薬歴書くのが遅いのはあなたの問題だから、残業にはなりません」と言われたらブラック企業認定です。
即転職決定で間違いありません。
残業が少ない薬局に転職したい薬剤師向け
残業が無い（少ない）薬剤師求人を探す方法あります
残業が無い（少ない）薬剤師求人を探す方法をまとめました。求人票に『残業少なめでゆったり勤務』などと書いてあっても信じてはいけません。この記事を読むとその理由がわかります。
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薬歴残業の理由と対策まとめ
- 薬剤師が少ない・足りていない→混雑する時間帯だけでも薬剤師を増やしてもらう
- 患者数が多い→混雑する時間帯だけでも薬剤師を増やしてもらう
- 閉局直前の時間帯に患者数が多い→混雑する時間帯だけでも薬剤師を増やしてもらう
- 投薬数が多くて記入しなければいけない薬歴の数が多い→混雑する時間帯だけでも薬剤師を増やしてもらう
- 電子薬歴が使いにくい、入力できる端末数が少ない・足りていない→新しい薬歴端末を導入・増設してもらう
- まとまった時間が取れない→服薬指導後にすぐ書く
- 何を指導したかを思い出すのに時間がかかっている→服薬指導後にすぐ書く
- 他にもやることが多すぎて薬歴記入がついつい後回しになってしまう→服薬指導後にすぐ書く
- そもそも書くのが遅い（タイピング速度）→レセコン機能を活用する
- 何を薬歴に書くべきかが理解できていない→薬局内でルールを統一・書籍などで再度学習する
- 新患が多いので記入に時間がかかる→初回アンケート用紙を改良する
- 患者さんに対してヒアリングができていない→書籍などで再度学習する
一度に全てのことをするのは難しいと思います。まずはできるところから始めてみましょう。
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